PRIVACY NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
For us, ZITEC COM SRL, a company registered and operating in accordance with the laws of Romania, having its registered office in Splaiul Unirii 165, TNO2 Building, 6th Floor, Sector 3, Bucharest, Romania, registered with the Trade Register under no. J2003007701408, sole registration code 15496736 (hereinafter referred to as "Zitec", the "Company", or the "Controller"), the security and confidentiality of personal data, as well as your trust, are particularly important. As a Personal Data Controller, we undertake to ensure the security and confidentiality of your data.
The purpose of this information notice (hereinafter referred to as the "Information Notice") is to explain how the Company processes your personal data, to provide you with information regarding the categories of personal data collected, processed, used, transferred, and the related legal bases and purposes. This Notice also outlines your rights and the ways in which you can exercise them
This Information Notice is addressed to any direct, indirect, or provisional candidate from referrals who wishes to enter the recruitment process as a potential employee of the Company.
The Company will take all necessary measures to ensure the security and confidentiality of the personal data processed, in accordance with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 ("GDPR") and applicable national legislation.
1. Purposes, Legal Bases, and Categories of Data Processed
In accordance with GDPR principles of transparency and lawfulness, personal data are processed based on the following legal bases and purposes:
a. Evaluation of candidacy and conduct of the recruitment process
Purpose of Processing: Evaluation of candidacy and conduct of the recruitment process (carrying out selection stages, interviews, technical/professional assessments)
Legal Basis (GDPR): Art. 6(1)(b) GDPR: Steps taken prior to entering into an employment contract.
Categories of Data Processed: Identification data (name, surname, spoken language), contact details (phone, email, address), specific HR data (CV, education, diplomas, professional experience, previous roles, test results from the recruitment process).
b. Verification of professional background and references
Purpose of Processing: Verification of professional background and references (contacting former employers/partners)
Legal Basis (GDPR): Art. 6(1)(f) GDPR: Legitimate interest of the Company to verify the accuracy of information provided in the CV and to ensure the selection of qualified candidates, while respecting candidate rights.
Categories of Data Processed: Information from former employers, partners, or collaborators.
c. Prospecting professional networks
Purpose of Processing: Prospecting professional networks
Legal Basis (GDPR): Art. 6(1)(f) GDPR: Legitimate interest in identifying suitable candidates for open positions.
Categories of Data Processed: Professional information obtained exclusively from professional networks (e.g., LinkedIn) or relevant public sources.
d. Retention of data in the database for future employment opportunities
Purpose of Processing: Retention of data in the database for future employment opportunities
Legal Basis (GDPR): Art. 6(1)(a) GDPR: Your freely given consent.
Categories of Data Processed: Full CV, contact details, and evaluation history from the recruitment process.
e. Compliance with legal obligations
Purpose of Processing: Compliance with legal obligations (reporting to public authorities, if applicable)
Legal Basis (GDPR): Art. 6(1)(c) GDPR: Legal obligation of the Controller.
Categories of Data Processed: Identification data, education documents, citizenship/nationality, work permits (where applicable).
Information regarding automated decision-making and profiling: The Company DOES NOT use decision-making processes based solely on automated processing (including profiling) that produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you (pursuant to Art. 22 GDPR). Certain software tools (such as the Teamtailor application) may be used exclusively for technical filtering/organization of candidacies, but any decision regarding the selection or rejection of a candidate is made directly by members of the recruitment/HR team.
2. How We Collect Personal Data
Personal data may be collected from the following sources:
Directly from you (at the time of application or during interviews/tests);
From third parties (references obtained from former employers or professional partners, strictly regarding professional activity);
From professional platforms and networks (e.g., LinkedIn) or relevant public databases;
Through platforms used in the recruitment process (e.g., Teamtailor, Google Workspace, GitHub).
If you provide us with contact details of reference persons (former employers/managers), the Company will use these data exclusively for the purpose of verifying your professional background within the recruitment process.
3. Storage Period
The Company stores your personal data for the duration of the recruitment process for the position you applied for. Upon completion of the selection process, if you are not selected for employment, your data will be deleted/anonymized, unless you have given your explicit consent for retaining them for future opportunities.
Where consent is granted, data will be retained for an additional period of 3 (three) years or until you withdraw your consent (whichever comes first).
4. Recipients of Personal Data
Your personal data are disclosed within the Company only to individuals in the HR/Recruitment team and managers involved in the selection process (on a "need-to-know" basis).
Additionally, data may be transferred to IT service providers and recruitment platforms (data processors), such as Teamtailor. These providers are contractually bound to ensure data confidentiality and security. A full list of processors can be requested at privacy@zitec.com.
5. Transfer of Data Outside the EU/EEA
The Company processes data primarily within the EU/EEA. To the extent that certain IT providers (e.g., Google) transfer data outside the EU/EEA, the Company ensures that appropriate safeguards are in place pursuant to Chapter V of the GDPR (such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or adequacy decisions).
6. Technical and Organizational Measures
The security, integrity, and confidentiality of your personal data are of paramount importance to the Company. Therefore, the Company will implement all technical and organizational measures deemed necessary to protect personal data against unauthorized access, use, loss, disclosure, or destruction, in accordance with Art. 32 GDPR. The Company continuously evaluates and regularly updates implemented security measures to ensure secure data processing.
7. Your Rights
Under the GDPR, you benefit from the following rights:
Right of access (Art. 15 GDPR): to obtain confirmation and a copy of the processed data.
Right to rectification (Art. 16 GDPR): to correct inaccurate or incomplete data.
Right to erasure ("right to be forgotten") (Art. 17 GDPR): to request the erasure of data when they are no longer necessary or consent has been withdrawn.
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR): under conditions prescribed by law.
Right to data portability (Art. 20 GDPR): to receive the provided data in a structured format.
Right to object (Art. 21 GDPR): to object to processing based on legitimate interest.
The right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR).
Right not to be subject to an automated individual decision (Art. 22 GDPR).
Right to lodge a complaint with the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP - www.dataprotection.ro).
8. Data Protection Officer (DPO) and Exercising Your Rights
For any questions or to exercise your rights, you can contact us at:
Email: privacy@zitec.com
Phone: (+40) 726.694.832
Address: Splaiul Unirii Nr. 165, TNO2 Building, 6th Floor, Sector 3, Bucharest, Romania
Each request will be analyzed as quickly as possible, but no later than one month. If we need additional information or encounter difficulties in handling your request, we will inform you without delay if additional time is required to properly review your request. If you consider that we have not resolved all your requests or are dissatisfied with our response, you may lodge a complaint with the ANSPDCP or competent courts.
The Company may modify or update this Information Notice as a result of legislative changes, supervisory authority decisions, or developments in case law regarding GDPR application. Any updates will be communicated by republishing the updated Notice through communication channels used with data subjects. Please check these channels periodically for updates.
This document is for informational purposes and is provided to ensure transparency regarding the processing of your personal data. By accessing/receiving this document, you confirm that you have read and understood the content of this Information Notice.
---------------------------------------------------------------------------
NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Pentru noi, ZITEC COM SRL, o societate înregistrată și funcționând în conformitate cu legile din România, având sediul social în Splaiul Unirii 165, Clădirea TNO2, Etajul 6, Sector 3, București, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2003007701408, având cod unic de înregistrare 15496736 (denumită în continuare „Zitec”, „Societatea” sau „Operatorul”), securitatea și confidențialitatea datelor cu caracter personal, precum și încrederea dumneavoastră sunt deosebit de importante. În calitate de Operator de date cu caracter personal, ne obligăm să asigurăm securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră.
Scopul acestei note de informare (denumită în continuare „Notă de informare") este de a explica modul în care Societatea prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, de a vă oferi informații privind categoriile de date cu caracter personal colectate, prelucrate, utilizate, transferate și scopurile/temeiurile legale aferente. De asemenea, prezenta Notă prezintă drepturile pe care le aveți și modalitățile prin care le puteți exercita.
Prezenta Notă de informare este adresată oricărui candidat direct, indirect sau provizoriu din recomandări care dorește să intre în procesul de recrutare ca potențial angajat al Societății.
Societatea va lua toate măsurile necesare în vederea asigurării securității și confidențialității datelor cu caracter personal prelucrate, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”) și cu legislația națională aplicabilă.
1. Scopurile, Temeiurile Legale și Categoriile de Date Prelucrate
În conformitate cu principiile GDPR privind transparența și legalitatea, datele cu caracter personal sunt prelucrate pe baza următoarelor temeiuri și scopuri:
a. Evaluarea candidaturii și desfășurarea procesului de recrutare
Scopul prelucrării: Evaluarea candidaturii și desfășurarea procesului de recrutare (derularea etapelor de selecție, interviuri, evaluări tehnice/profesionale)
Temeiul legal (GDPR): Art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR: Demersuri efectuate înainte de încheierea unui contract de muncă.
Categorii de date prelucrate: Date de identificare (nume, prenume, limbă vorbită), date de contact (telefon, e-mail, adresă), date specifice de HR (CV, studii, diplome, experiență profesională, funcții anterioare, rezultate la testele din procesul de recrutare).
b. Verificarea antecedentelor profesionale și referințe
Scopul prelucrării: Verificarea antecedentelor profesionale și referințe (contactarea foștilor angajatori/parteneri)
Temeiul legal (GDPR): Art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR: Interesul legitim al Societății de a verifica veridicitatea informațiilor furnizate în CV și de a asigura selecția unor candidați calificați, cu respectarea drepturilor candidatului.
Categorii de date prelucrate: Informații de la foști angajatori, parteneri sau colaboratori.
c. Prospectarea rețelelor profesionale
Scopul prelucrării: Prospectarea rețelelor profesionale
Temeiul legal (GDPR): Art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR: Interes legitim de a identifica candidați potriviți pentru pozițiile deschise.
Categorii de date prelucrate: Informații profesionale obținute exclusiv din rețele profesionale (e.g., LinkedIn) sau surse publice relevante.
d. Păstrarea datelor în baza de date pentru oportunități viitoare
Scopul prelucrării: Păstrarea datelor în baza de date pentru oportunități de angajare viitoare
Temeiul legal (GDPR): Art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR: Consimțământul dumneavoastră liber exprimat.
Categorii de date prelucrate: CV-ul complet, datele de contact și istoricul evaluărilor din procesul de recrutare.
e. Îndeplinirea unor obligații legale
Scopul prelucrării: Îndeplinirea unor obligații legale (raportări către autorități publice, dacă este cazul)
Temeiul legal (GDPR): Art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR: Obligație legală a Operatorului.
Categorii de date prelucrate: Date de identificare, acte de studii, cetățenie/naționalitate, avize de muncă (unde este cazul).
Informații privind procesul decizional automatizat și profilarea: Societatea NU utilizează procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrare automată (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice sau care să vă afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă (conform Art. 22 GDPR). Anumite instrumente software (cum ar fi aplicația Teamtailor) pot fi folosite exclusiv pentru filtrarea tehnică/organizarea candidaturilor, însă orice decizie privind selecția sau respingerea unui candidat este luată în mod direct de către membrii echipei de recrutare/HR.
2. Cum colectăm datele cu caracter personal
Datele cu caracter personal pot fi colectate din următoarele surse:
Direct de la dumneavoastră (în momentul aplicării sau pe parcursul interviurilor/testărilor);
De la terți (referințe obținute de la foști angajatori sau parteneri profesionali, exclusiv cu privire la activitatea profesională);
Din platforme și rețele profesionale (e.g., LinkedIn) sau baze de date publice relevante;
Prin intermediul platformelor folosite în procesul de recrutare (e.g., Teamtailor, Google Workspace, GitHub).
În cazul în care ne furnizați date de contact ale unor persoane de referință (foști angajatori/manageri), Societatea va folosi aceste date exclusiv în scopul verificării istoricului profesional în cadrul procesului de recrutare.
3. Durata de stocare
Societatea stochează datele dumneavoastră cu caracter personal pe durata desfășurării procesului de recrutare pentru poziția la care ați aplicat. La finalizarea procesului de selecție, dacă nu sunteți selectat(ă) pentru angajare, datele vor fi șterse/anonimizate, cu excepția cazului în care v-ați exprimat consimțământul explicit pentru păstrarea acestora în vederea unor oportunități viitoare.
În cazul acordării consimțământului, datele vor fi păstrate pentru o perioadă suplimentară de 3 (trei) ani sau până la retragerea consimțământului dumneavoastră (oricare intervine prima).
4. Destinatarii datelor cu caracter personal
Datele dumneavoastră sunt divulgate în cadrul Societății doar persoanelor din echipa de HR/Recrutare și managerilor implicați în procesul de selecție (pe baza principiului „nevoie de a cunoaște”).
De asemenea, datele pot fi transmise furnizorilor de servicii IT și platforme de recrutare (persoane împuternicite), cum ar fi Teamtailor. Aceștia sunt obligați contractual să asigure confidențialitatea și securitatea datelor. O listă a împuterniciților poate fi solicitată la privacy@zitec.com.
5. Transferul datelor în afara UE/SEE
Societatea prelucrează datele cu precădere în cadrul UE/SEE. În măsura în care anumiți furnizori IT (ex. Google) transferă date în afara UE/SEE, Societatea se asigură că există garanții adecvate conform Cap. V din GDPR (cum ar fi Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană sau decizii privind nivelul de protecție adecvat).
6. Măsuri tehnice și organizatorice:
Securitatea, integritatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt foarte importante pentru Societate. De aceea, Societatea va lua toate măsurile tehnice și organizatorice considerate necesare în scopul protejării datelor cu caracter personal împotriva accesului, utilizării, pierderii, dezvăluirii sau distrugerii neautorizate, în acord cu prevederile art. 32 din GDPR. Societatea evaluează în permanență, și actualizează regulat, măsurile de securitate implementate pentru asigurarea unei prelucrări sigure a datelor cu caracter personal.
7. Drepturile dumneavoastră
Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:
Dreptul de acces (Art. 15 GDPR): de a obține o confirmare și o copie a datelor prelucrate.
Dreptul la rectificare (Art. 16 GDPR): de a corecta datele inexacte sau incomplete.
Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) (Art. 17 GDPR): de a solicita ștergerea datelor când nu mai sunt necesare sau consimțământul a fost retras.
Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18 GDPR): în condițiile prevăzute de lege.
Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR): de a primi datele furnizate într-un format structurat.
Dreptul de a vă retrage consimțământul (Art. 7 alin. (3) GDPR)
Dreptul la opoziție (Art. 21 GDPR): de a vă opune prelucrărilor bazate pe interes legitim.
Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate (Art. 22 GDPR).
Dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP - www.dataprotection.ro).
8. Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO) și Exercitarea Drepturilor
Pentru orice întrebări sau pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la:
E-mail: privacy@zitec.com
Telefon: (+40) 726.694.832
Adresă: Splaiul Unirii Nr. 165, Clădirea TNO2, Etajul 6, Sector 3, București, România
Dacă aveți orice întrebări cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau dacă doriți să ne adresați vreo solicitare, precum și să vă exercitați oricare din drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta conform secțiunii de mai sus.
Fiecare solicitare va fi analizată în cel mai scurt timp posibil, dar nu mai târziu de o lună. În cazul în care avem nevoie de mai multe informații din partea dumneavoastră sau avem dificultăți în rezolvarea cererii dumneavoastră, vă vom informa fără întârziere cu privire la faptul ca avem nevoie de timp suplimentar pentru a analiza în mod corespunzător cererea dumneavoastră. În cazul în care considerați că nu am soluționat toate cererile dumneavoastră sau sunteți nemulțumit(ă) de răspunsurile noastre, puteți formula o plângere împotriva noastră către ANSPDCP sau instanțele competente.
Societatea poate modifica sau actualiza prezenta Notă de informare inclusiv ca urmare a modificărilor legislative, a deciziilor autorităților de supraveghere sau a evoluțiilor din practica judiciară privind aplicarea GDPR. Orice modificare vă va fi adusă la cunoștință prin republicarea Notei de informare actualizate prin intermediul canalelor de comunicare utilizate în relația cu persoanele vizate. Vă rugăm să verificați periodic aceste canale pentru a fi la curent cu eventualele actualizări.
Prin comunicarea, accesarea și citirea prezentului document sunteți de acord cu conținutul prezentei Note de informare și ați luat cunoștință de categoriile de date cu caracter personal care sunt prelucrate de către Societate, modalitatea de prelucrare a acestora, scopurile și temeiurile prelucrării, durata de stocare, destinatarii datelor cu caracter personal, securitatea datelor cu caracter personal, precum și drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor.
